Rechtmatigheid
Kader en uitvoering
Artikel 213, lid 2 gemeentewet geeft de raad de bevoegdheid om een of meer accountants aan te wijzen belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen . De verklaring beperkt zich tot financiële rechtmatigheid en dekt niet al het rechtmatig (juridisch) handelen. De gemeente vertaalde vorig jaar al artikel 213 naar de financiële verordening waarin we aangeven dat het college zorgt voor interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. De in- en externe wet- en regelgeving, die relevant is voor de gemeente Hulst, staat in het normenkader, wat de Raad vaststelt. Dit is het belangrijkste kader voor sturing door de raad op rechtmatigheid en voor controle op rechtmatigheid door de accountant. Bij het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring baseert de accountant zich grotendeels op bevindingen uit interne controles, die de gemeente zelf uitvoert.
Commissie BBV
De commissie BBV geeft via de kadernota rechtmatigheid haar visie over de invulling van het begrip rechtmatigheid in de controleverklaring van de decentrale overheden. Rechtmatigheid heeft een bijzondere positie binnen het BBV omdat dit het enige onderwerp is waarbij de commissie BBV zich niet uitsluitend richt op de toepassing van de verslaggevingsregels, maar ook op de controle van de jaarstukken.
De kadernota rechtmatigheid wordt door de commissie BBV geactualiseerd als de ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Voor de jaarrekening 2024 zal deze eind oktober 2024 gepubliceerd worden.
Kadernota 2024
De Kadernota rechtmatigheid 2024 zal volgens de commissie BBV uiterlijk eind oktober 2024 gepubliceerd worden. Naar aanleiding van het eerste verslagjaar 2023 waarin de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was opgenomen, heeft de Commissie BBV vragen, ervaringen, aanbevelingen en adviezen ontvangen. Deze hebben geleid tot aanpassingen in de Kadernota rechtmatigheid 2024.
Nadat de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 GW) vorig jaar aangepast was naar aanleiding van de kadernota 2023 van de commissie BBV is er een aanpassing gekomen op deze nota met betrekking tot het begrip begrotingsonrechtmatigheid.
Er is sprake van begrotingsonrechtmatigheid als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde budgetten voor wat betreft de lasten of investeringsbudgetten overschrijdt (1), toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld (2) en als bij onderschrijdingen van lasten of investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast (3).
Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:
a) Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b) Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c) De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.
Interne Controleplan
In de Gemeente Hulst is de verantwoordelijk voor rechtmatig handelen van hun medewerkers gelegd bij de af-delingshoofden. Om te toetsen of we als gemeente Hulst rechtmatig handelen, zijn er periodiek verbijzonderde interne controles op een selectie van processen. Dit is gebaseerd op het Interne Controleplan 2023-2024 en het Intern Controleplan van afdeling Samenleving, wat vastgesteld is in 2023 aan de hand van een risicoanalyse op financieel omvangrijke processen. Uit de verbijzonderde interne controles blijken afwijkingen en mogelijke risico’s. De bevindingen kunnen aanleiding geven voor verbeteringen. Voor het jaar 2025 zal het interne controleplan geactualiseerd worden.
Controleprotocol
Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringstoleranties ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoering paragraaf vast te leggen.
Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan:
- het college van gemeente Hulst over de te hanteren verantwoordingsgrens en
- rapporteringstoleranties voor de controle op de rechtmatigheidscontroles en de daarvoor geldende normstellingen en
- de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, materialiteit en de daarvoor geldende normstellingen voor de jaarrekening van de gemeente Hulst.
Daarnaast heeft het controleprotocol als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren rapporteringstoleranties en verantwoordingsgrens voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Hulst.
De gemeenteraad dient via het vaststellen van de controleprotocol te (her)bevestigen:
- de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de bedrijfsvoeringsparagraaf;
- de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college.
Het verbijzonderde intern controleplan 2023-2024 gemeente Hulst biedt achtergrondinformatie omtrent de uitvoering van de verbijzonderde interne controles als instrument voor de controle op de rechtmatigheid door het college. Jaarlijks wordt een normenkader opgesteld. Het normenkader geeft de reikwijdte van de controle aan. Het laat zien welke wetgeving en beleidsregels van toepassing zijn bij de controle.
SiSa
Single Information, single audit (SiSa) betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige accountantscontrole. Vóór 2006 moesten medeoverheden over iedere specifieke uitkering een aparte verantwoording inleveren. Nu kan dit in één bijlage bij de jaarrekening van de medeoverheid. In de rapportage inzake het normen- en toetsingskader die voor de jaarrekening 2024 aan de raad wordt voorgelegd, zullen de specifieke uitkeringen benoemd worden die onderdeel uit gaan maken van SiSa 2024.
Rechtmatigheidsverantwoording en Sisa
Voor de specifieke uitkeringen is in de Gemeentewet bepaald, dat de controleverklaring van de accountant aangeeft dat de baten en lasten (alsmede de balansmutaties) met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit betekent dat naast het getrouwheidsoordeel bij de jaarrekening als geheel, nog een oordeel van de accountant wordt gevraagd bij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Deze bepaling is door de wetgever opgenomen met de bedoeling om te expliciteren dat er in de controle van de specifieke uitkering niets zal veranderen, waaronder het opnemen van de tabel met bevindingen over de specifieke uitkeringen in het verslag van de controlerend accountant.
Het college van gemeente Hulst is met ingang van het vorig verslagjaar verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, waarin het vermogen en resultaat getrouw dienen te worden geven in overeenstemming met het BBV. Daarin is begrepen de rechtmatigheidsverantwoording, waarin het college rapporteert over de rechtmatige totstandkoming van de in de jaarrekening (inclusief SiSa-bijlage) opgenomen lasten, baten en balansmutaties. In tegenstelling tot eerdere uitingen (zoals in de Notitie Rechtmatigheidsverantwoording van de commissie BADO) dienen afwijkingen die voortvloeien uit de verantwoording van de specifieke uitkeringen, dus ook opgenomen te worden in de rechtmatigheidsverantwoording.
Wat is de rechtmatigheidsverantwoording?
Zoals eerder aangegeven is door het aannemen van het wetsvoorstel 'versterking decentrale rekenkamers' de verantwoording anders komen te liggen vanaf vorig verslagjaar. Net als vorig jaar verstrekt de externe accountant een controleverklaring met een oordeel inzake getrouwheid en niet meer inzake rechtmatigheid bij de jaarrekeningen van gemeenten. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dit gewijzigd. Het college van B&W geeft in 2024 wederom een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening en het getrouwheidsoordeel komt van de accountant. De accountant kijkt nog wel of de rechtmatigheidsverantwoording ‘juist’ is.
Rechtmatigheid is een juridische term, die aangeeft dat een (voorgenomen) handelwijze in overeenstemming is met de geldende regels en besluiten. Dit begrip is van toepassing op alles wat een gemeente qua taken op zich neemt. Dit betekent dat alle handelingen van een gemeente moeten voldoen aan alle wet- en regelgeving op het gebied van bijvoorbeeld arbeidsomstandigheden (Arbo), aanbestedingen, omgevingswet, subsidievoorwaarden, raadsbesluiten enzovoort. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is echter een minder omvattend begrip. Bij rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheershandelingen.
Binnen de rechtsmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotingsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap.
- Afwijkingen: posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het College van B&W een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid.
- Fouten: Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenkader beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd.
- Onduidelijkheden: Indien het College van B&W in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of niet.
- Begrotingsonrechtmatigheden: Hiervan is sprak als het College van B&W bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten afwijkt van de budgetten die door raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of investeringsbudget is overschreden(a), de baten (opbrengsten) door het doen of nalaten van een financiële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het betreffende budget (c).
De term ‘onzekerheden’ komt voort uit de accountantscontrole en is van een andere aard dan onduidelijkheden. De rechtmatigheidsverantwoording door het college gaat dus primair om de (gevolgen van) financiële beheershandelingen.